Assistente do consultório: a IA que administra sua agenda, seus pagamentos e suas notas fiscais

Seu dia de atendimentos acabou. Você atendeu seis pacientes, um faltou, dois pagaram por transferência e um pediu para mudar a quinta-feira. Agora começa a outra jornada: marcar as sessões, lançar os pagamentos, remarcar o horário, emitir as notas e mandar os recibos. São cinco telas diferentes e meia hora que não é clínica.

Por isso criamos o Assistente do consultório: você escreve o que aconteceu, como contaria para uma secretária, e o Brauni prepara tudo. Você revisa e confirma cada mudança com um clique.

"Vieram todos menos a Ana. O João me pagou 30 mil por transferência. Fatura o de hoje e passa a Martina para terça às 18h."

Com essa mensagem, o assistente deixa prontos os cartões para fechar as sessões, registrar o pagamento, emitir as notas e remarcar o horário.

Como funciona: a IA propõe, você decide

O Assistente do consultório é um chat próprio, separado do assistente clínico que você usa dentro de cada paciente. Você o encontra no menu como Assistente do consultório.

A regra mais importante: o assistente nunca muda nada por conta própria. Ele pode consultar sua agenda, seus pagamentos e suas notas para responder, mas tudo o que altera dados — agendar, cobrar, faturar, enviar um e-mail — aparece primeiro como um cartão de confirmação:

• O cartão mostra exatamente o que vai acontecer: paciente, data, valor, destinatário da nota, quem recebe o e-mail.
• Se o cartão tem várias linhas (por exemplo, fechar o dia), você pode desmarcar as que não quiser.
• Se algo mudou desde que o cartão foi preparado (por exemplo, alguém ocupou aquele horário), o Brauni não executa e avisa você.
• Ações irreversíveis ou que chegam a terceiros (notas fiscais, e-mails a pacientes) são marcadas como "Requer cuidado".

E depois de confirmar, o assistente continua: se você criou um paciente, ele oferece agendar a primeira sessão ou enviar o termo de consentimento; se registrou um pagamento, oferece enviar o recibo.

Ordem do dia

• "O que eu tenho hoje?", "e na quinta?": sua agenda do dia ou da semana.
• "Quando posso atender o João na semana que vem, à tarde?": busca horários realmente livres no seu horário de atendimento.
• Agendar uma sessão ou uma série (semanal, quinzenal ou mensal), presencial ou online com link do Meet, e, se quiser, avisar o paciente por e-mail. Se o horário conflitar com outra sessão ou com uma reserva pendente do diretório, ele avisa antes.
• Sessões de casal ou família: "agenda a Ana e o João juntos na quinta às 19h" cria uma sessão por paciente, cada uma com sua cobrança, em um único evento de calendário. Se você remarcar uma, todas se movem.
• Remarcar uma sessão ou uma série inteira: "a partir da semana que vem, a Martina vem às terças às 18h".
• Feriados: "segunda é feriado, passa todas as sessões para terça" move cada sessão para o mesmo horário do dia seguinte. As que conflitam vêm desmarcadas para você decidir.
• Férias e folgas: "não atendo de 10 a 20 de janeiro" bloqueia esses dias (não aparecem horários no seu perfil público), cancela as sessões do período e, se quiser, avisa cada paciente.
• Sessões que já aconteceram: "ontem o João veio às 18h e eu não tinha agendado" registra a sessão diretamente como realizada, com sua cobrança.
• Lista de espera: anote pacientes que procuram horário e o assistente sugere vagas que funcionem para eles.
• Reservas do diretório: aceite ou recuse os pedidos de horário que chegam pelo seu perfil público.
• Lembretes por e-mail das sessões de amanhã (além dos lembretes automáticos por WhatsApp).

Fechar o dia e cancelamentos

• "Vieram todos menos a Ana": um único cartão com todas as sessões do dia, com a Ana como falta. Ao confirmar, as cobranças são geradas conforme o valor de cada paciente ou descontadas do pacote mensal.
• Fechar e faturar em um passo: "fecha e fatura" fecha as sessões e emite as notas na mesma confirmação.
• Cancelamentos do paciente: "o João cancelou a de hoje" registra o cancelamento como feito pelo paciente (sem enviar e-mail a ele). O cartão mostra com quantas horas de antecedência ele avisou e, se for o caso, você pode cobrar o cancelamento tardio conforme sua política de faltas.
• Sessões sem fechar e cobranças faltantes: mostra quais sessões passadas continuam abertas e quais não geraram cobrança.

Pagamentos e valores

• Registrar pagamentos em linguagem natural: "30 mil" ou "30k" viram $ 30.000. O cartão mostra o saldo antes e depois.
• Pagamento de sessões específicas: "ele me pagou as duas sessões de agosto" atribui o pagamento a essas sessões, mesmo que existam dívidas mais antigas.
• "Quais sessões o João me deve?": sessões em aberto ou pagas em parte, com data e valor.
• "Quem está me devendo?": a lista de devedores e um lembrete de pagamento por e-mail para quem você escolher, com o saldo atualizado no momento do envio.
• Recibos por e-mail em PDF, descontos e ajustes de conta.
• Pacotes mensais: "a Ana pagou um pacote de 4 sessões" e as próximas sessões são descontadas do pacote.
• Valores mais detalhados: um preço diferente para sessões online e outro para a primeira entrevista, aplicados automaticamente ao fechar a sessão.
• Reajustes pela inflação: o assistente consulta o IPC do INDEC (Argentina) e, com "aumenta essa porcentagem para todos a partir do dia 1º, arredondando para 500", mostra o valor antigo e o novo de cada paciente antes de você confirmar.

Nota fiscal eletrônica ARCA (ex AFIP, Argentina)

Para psicólogos que emitem notas na Argentina:

• "Fatura a sessão de hoje do Ezequiel": emite a Factura C só para esse paciente. Se a sessão não estava fechada, fecha e fatura no mesmo cartão.
• "Fatura tudo o que recebi em setembro": uma nota por paciente, com o total de cada um, e você pode desmarcar quem não quiser faturar.
• Notas por um valor livre: "emite uma nota de 150 mil para o João por honorários".
• Destinatário correto: por padrão, o paciente como Consumidor Final com seu documento. Se necessário, o CUIT de uma empresa ou de um monotributista. Para pacientes menores de idade, a nota vai para o responsável com a guarda.
• Reenvios e notas de crédito: reenvie à ARCA as notas que ficaram pendentes e anule uma nota autorizada com sua nota de crédito.
• Enviar a nota por e-mail, só depois de ela ter CAE.
• Configurar a ARCA passo a passo: "quero começar a faturar" e o assistente guia cada etapa (gerar o certificado, autorizar o serviço, escolher o ponto de venda) e verifica com a ARCA que ficou tudo certo. Ele nunca pede sua Clave Fiscal: essa parte é você quem faz no site da ARCA.

Pacientes, documentos e mensagens

• Cadastro rápido de pacientes: com os dados administrativos. Se o paciente for menor de idade, o assistente pede os dados do responsável.
• Atualizar dados: contato, convênio, responsáveis (adicionar a mãe, mudar o telefone do pai), ativar lembretes, arquivar ou dar alta.
• Termos de consentimento: "quem não assinou o consentimento?" e "manda o consentimento para o João assinar online".
• Declarações de comparecimento em PDF, para baixar ou enviar por e-mail.
• Mensagens para seus pacientes: "avisa todo mundo que na semana que vem não atendo". Você redige o texto com o assistente, vê o texto completo no cartão e ele é enviado por e-mail. As respostas chegam para você.
• Para o seu contador: um arquivo mensal com movimentações, notas e saldos, pronto para baixar.

Seu consultório em números

• "Quanto faturei este mês em comparação com o anterior?", receita por paciente ou por convênio.
• Monotributo (Argentina): quanta margem resta na sua categoria (sempre vale confirmar com seu contador).
• "O que eu fiz ontem?", "mandei o recibo para o João?", "faturei a Ana este mês?": o assistente resume o que você fez no período.

Também por áudio

Está entre sessões e sem tempo para escrever? Mande um áudio. O assistente transcreve, mostra o texto como sua mensagem e responde como se você tivesse escrito. O áudio é processado e descartado: não fica salvo.

Privacidade: administração sim, prontuário não

O Assistente do consultório foi pensado para a parte administrativa, e por isso tem limites claros:

• Não acessa notas de sessão, prontuários nem relatórios. Só vê o administrativo: nomes, agenda, pagamentos e notas. Para o clínico existe o assistente de cada paciente.
• Só vê os seus dados: cada consulta e cada mudança ficam limitadas à sua conta.
• Tudo fica criptografado: as conversas, as propostas e seus resultados.
• Cada e-mail mostra para quem vai e por quê antes de você confirmar. Um paciente adulto sem e-mail nunca recebe avisos por meio de um familiar ou contato de emergência; no caso de menores, os e-mails vão para o responsável com a guarda.
• Tudo fica registrado: cada ação confirmada entra no registro de auditoria.

Comece hoje

Abra o Assistente do consultório no menu do Brauni e comece com algo simples: "o que eu tenho amanhã?". Depois, no fim do dia, conte como foi e deixe que ele prepare o resto.

Se quiser o resumo em uma página, veja a página do Assistente do consultório.